個人資料收集聲明詳細說明

合法且必需：網站收集這三種資料必須是為了與其職能或活動直接有關的合法目的，且資料量應屬適中，不應收集超乎適度的資料。

明確告知 (PICS)：在收集資料之時或之前，網站必須採取切實可行的步驟告知申請者以下資訊：

• 提供資料是自願還是強制性的，以及不提供資料的後果。
• 資料將會用於什麼具體目的。
• 資料可能移轉予什麼類別的人。
• 申請者有權要求查閱及改正資料，並提供負責處理要求的人員姓名（或職銜）及地址。

確保準確：網站作為資料使用者，須採取合理步驟確保所持有的申請者資料（如電郵及電話）在顧及用途時是準確的。

及時刪除：資料的保存時間不得超過貫徹收集目的所需的時間。根據條例第 26 條，一旦報名目的已達成且不再需要該資料，網站必須採取所有切實可行步驟將其刪除。

目的符合性：除非獲得申請者的訂明同意（自願給予的明示同意），否則收集到的姓名、電郵和電話只能用於當初收集時說明的目的，或直接與該目的有關的用途。

防範未經准許的查閱：網站必須採取保安措施，確保資料受保障而不受未獲准許的或意外的查閱、處理、刪除、喪失或使用影響。

具體考慮因素：網站應考慮儲存資料的地點、設備的保安措施（如加密或密碼保護），以及確保能查閱資料的人員具備良好的操守與能力。

公開政策：網站應採取步驟確保任何人都能確定其在個人資料方面的政策及實務，並告知公眾網站持有什麼種類的資料及其主要用途。

處理要求：申請者有權確定網站是否持有其資料，並要求查閱及改正。網站必須在收到要求後的 40 日內依從。

紀錄簿管理：若網站拒絕查閱或改正要求，必須將理由記錄在紀錄簿中，並保存最少 4 年。